Vergaderen kan bijzonder effectief zijn om terug te blikken op de voortgang van projecten, ideeën te brainstormen en vooruit te kijken naar de volgende periode. Toch wordt een vergadering vaak ook een lange sessie, waar mensen afdwalen, de focus verliezen of onnodige details bespreken.

In deze blog delen we praktische tips om uw aanstaande vergadering efficiënter en doelgerichter te maken. Van het opstellen van een duidelijke agenda tot kiezen van de juiste kantoormeubels. Wij zijn dé specialist als het gaan om effectiever vergaderen.

Effectief vergaderen: 5 waardevolle tips 

Vergaderingen zijn onmisbaar in veel bedrijven, maar kunnen vaak tijdrovend zijn en weinig opleveren als ze niet goed georganiseerd zijn. Met deze vijf waardevolle tips haalt u het meeste uit elke vergadering: 

1 – Zorg voor structuur met een agenda

Agendapunten gaan u helpen om structuur te brengen in de vergadering. Door van tevoren duidelijk te maken welke onderwerpen er besproken moeten worden en in welke volgorde, voorkomt u dat de vergadering afdwaalt of uitloopt. 

Optimaal structuur aanbrengen in de vergadering? Schrijf dan ook maximumtijden per agendapunt, zodat elk onderwerp voldoende aandacht krijgt zonder dat de vergadering uitloopt.

2 – Wijs een voorzitter en notulist aan

Met een voorzitter en notulist zorgt u voor meer grip op de vergadering. De voorzitter houdt de vergadering in de gaten en leidt de gesprekken, de notulist schrijft alle belangrijke punten op. Het zorgt voor duidelijkheid en structuur, zodat er geen belangrijke details verloren gaan en iedereen zich kan richten op de inhoud. 

Daarnaast worden confrontaties en frustraties gemakkelijker beheersbaar, doordat de voorzitter de gesprekken kan sturen en ervoor zorgt dat iedereen de kans krijgt om hun punt op een georganiseerde manier naar voren te brengen. 

3 – Laat mensen aan het woord

Veel mensen herkennen het. Een vergadering waar u weinig aan bod komt en waar weinig wordt besproken wat direct met u te maken heeft. Het is daarom belangrijk dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar bijdrage te leveren, zodat de vergadering relevant blijft voor alle deelnemers.

4 – Houd de focus op de doelstellingen

Zorg ervoor dat de vergadering altijd gericht blijft op de vooraf besproken doelstellingen. Begin de vergadering met een korte uitleg over de doelen en blijf gedurende de sessie terugkomen op deze doelen om de focus te behouden. Dit voorkomt dat de discussie afwijkt naar irrelevante onderwerpen en zorgt ervoor dat de vergadering concrete resultaten oplevert.

5 – Investeer in een prettige vergadering met een vergadertafel

In een kring zitten is natuurlijk goed om de interactie tussen elkaar te stimuleren. Toch is het ook belangrijk om te investeren in een geschikte vergadertafel die het gesprek comfortabeler maakt en de samenwerking bevordert. Een vergadertafel met voldoende ruimte geeft ook plek voor laptops, notitieblokken en een glas water. Dit zorgt voor een ontspannen sfeer en dus voor een verhoogde productiviteit. 

Bestel een stijlvolle vergadertafel bij Trifurno

Bij Trifurno bent u aan het juiste adres voor een ruim aanbod aan verschillende vergadertafels. Al onze vergadertafels zijn ontworpen met oog voor detail en functionaliteit, zodat ze de basis leggen voor een efficiënte vergadering. 

Bestellen kan eenvoudig in onze webshop. Wilt u de vergadertafels met eigen ogen bekijken? Breng dan een bezoek aan onze showroom in Haelen. Deze is op afspraak te bezoeken van maandag tot en met vrijdag van 09.00 uur tot 17.00 uur. Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.